Als Führungskraft ist es entscheidend, je nach Auftrag und Situation die richtige Kommunikationsform zu wählen – schriftlich oder mündlich – und dabei sicherzustellen, dass die Informationen adressaten- und sachgerecht vermittelt werden. Hier sind die wichtigsten Überlegungen und Vorgehensweisen, um dies effektiv umzusetzen:
Wahl der Kommunikationsform: Schriftlich vs. Mündlich
Wann schriftliche Kommunikation
Wann mündliche Kommunikation
Komplexe Informationen: Bei detaillierten oder komplexen Themen, die eine sorgfältige Durchsicht oder spätere Referenz erfordern, ist schriftliche Kommunikation vorzuziehen.
Dringlichkeit: Bei dringenden Themen, die sofortige Aufmerksamkeit oder Rückmeldung erfordern, z.B. in Krisensituationen oder bei kurzfristigen Entscheidungen.
Dokumentationsbedarf: Wenn eine formelle Dokumentation erforderlich ist, z.B. bei Berichten, Protokollen, Verträgen oder schriftlichen Vereinbarungen.
Emotionale Themen: Bei Themen, die emotionale Reaktionen hervorrufen könnten, z.B. bei Konflikten, Feedbackgesprächen oder persönlichen Anliegen.
Wichtigkeit der Präzision: Wenn es wichtig ist, dass die Informationen genau und unverändert weitergegeben werden, beispielsweise bei Anweisungen oder Richtlinien.
Klärungsbedarf: Wenn es wahrscheinlich ist, dass es Rückfragen oder Diskussionsbedarf gibt, sodass direkte Interaktion und sofortige Klärung möglich sind.
Breite Adressatengruppe: Wenn Informationen an eine grössere Gruppe übermittelt werden müssen, z.B. in Form von Rundschreiben, E-Mails oder Mitteilungen.
Beziehungsmanagement: Wenn es um den Aufbau oder die Pflege von Beziehungen geht, z.B. in persönlichen Meetings, Teambesprechungen oder Verhandlungen.
Adressatengerechte Kommunikation
Aspekt
Beschreibung
Adressatenanalyse
Kenntnisstand der Adressaten: Berücksichtigen Sie das Wissen und die Erfahrung der Adressaten. Fachpublikum kann mit detaillierteren und technischeren Informationen umgehen, während bei einem allgemeinen Publikum einfachere und verständlichere Sprache angebracht ist.
Interessen und Erwartungen: Verstehen Sie die Interessen und Erwartungen der Adressaten. Dies hilft, die Informationen so zu gestalten, dass sie relevant und nützlich sind.
Hierarchieebene: Berücksichtigen Sie die Hierarchieebene des Adressaten. Informationen für das obere Management sollten strategisch und entscheidungsorientiert sein, während operative Teams detailliertere Anweisungen benötigen.
Sprache und Tonalität
Angemessene Sprache: Passen Sie die Sprache an die Zielgruppe an. Fachbegriffe sollten nur verwendet werden, wenn die Adressaten mit ihnen vertraut sind. Bei einem breiteren Publikum ist eine einfachere, klarere Sprache ratsam.
Tonalität: Die Tonalität sollte dem Anlass entsprechend gewählt werden. Bei formellen Anlässen ist ein sachlicher, professioneller Ton erforderlich, während bei informellen Gelegenheiten ein freundlicherer, persönlicher Ton angemessen sein kann.
Strukturierte Darstellung: Strukturieren Sie die Informationen logisch und übersichtlich. In schriftlichen Mitteilungen können Sie Überschriften, Absätze, Aufzählungen und Hervorhebungen verwenden, um die Lesbarkeit zu verbessern.
Auf den Punkt kommen: Vermeiden Sie unnötige Details oder Umwege. Sowohl in schriftlicher als auch in mündlicher Kommunikation sollten die wesentlichen Informationen klar und präzise vermittelt werden.
Vollständigkeit und Genauigkeit
Umfassende Informationen: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen enthalten sind, um Missverständnisse oder Unklarheiten zu vermeiden. Dies gilt besonders bei schriftlicher Kommunikation, wo Rückfragen nicht sofort möglich sind.
Faktenbasiert und genau: Achten Sie darauf, dass die Informationen korrekt und auf dem neuesten Stand sind. Ungenaue oder unvollständige Informationen können zu Fehlentscheidungen führen.
Adressaten- und sachgerechte Kommunikation ist ein Schlüssel zur erfolgreichen Führung. Führungskräfte sollten stets den Kontext, die Zielgruppe und das Ziel der Kommunikation berücksichtigen, um die richtige Kommunikationsform zu wählen und die Informationen klar, präzise und vollständig zu vermitteln. Durch den bewussten Einsatz schriftlicher und mündlicher Kommunikation sowie die Anpassung an die Bedürfnisse der Adressaten können Führungskräfte Missverständnisse vermeiden, Vertrauen aufbauen und effektive Zusammenarbeit fördern.
